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企业文档管理分类方法

2017-08-23 17:51

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摘要:为贯彻国家档案局颁布的《工业企业档案分类试行规则》,加强我市企业档案管理业务建设,实现档案工作的规范化、标准化,特制订我市《工业企业档案分类试行规则》实施细则。

为贯彻国家档案局颁布的《工业企业档案分类试行规则》,加强我市企业档案管理业务建设,实现档案工作的规范化、标准化,特制订我市《工业企业档案分类试行规则》实施细则。
本细则依照国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》,根据我市不同规模、不同性质的企业,对一级类目二级类目作了适当调整、补充和合并,并就各自所含范围、类目排列次序、编号方法等作了规定。
本细则主要适用于企业档案的分类整理、组织案卷和排架管理。
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一、 档案类目设置:
1. 企业档案分类原则是以企业全部档案为对象,依据企业管理职能,结合档案内容及其形成特点,保持档案之间的有机联系,便于科学管理和开发利用
2. 一级类目的设置根据不同性质的企业分别设置:
(1) 工业企业和非工业企业档案分类统一设置十个一级类目,即:党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。个别生产程序特殊的企业,其专业档案难以归入上述十大类目时,可根据实际需要增设一级类目。
(2) 非生产型企业公司档案分类设置七个一级类目,即:党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、科技档案类、会计档案类、干部职工档案类。
3. 二级及二级以下类目的设置:
(1) 企业档案分类二级类目按照企业管理职能、档案特点和企业规模大小不同分别设置(详见附表一、附表二)
(2) 企业档案分类二级以下类目设置,参照附表一、附表二中的基本范围结合行业特点和企业实际确定、分类层次不宜过多(一般不超过三级)。
(3) 设置方法:
① 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的二级类目按管理职能设置。
② 产品类的二级及二级以下类目,应先按产品的种类或系列分类,种类、系列以下再按型号设置。
③ 科学技术研究类的二级及二级以下类目,应先按课题性质分类,性质以下再按课题设置。
④ 基本建设类的二级及二级以下类目,应先按工程性质或用途分类,工程性质以下按建筑项目设置。
⑤ 设备仪器类的二级及二级以下类目,应先按设备仪器性能或用途分类,性能、用途以下再按型号设置。
⑥ 会计档案类的二级类目按核算单位设置。
⑦ 干部职工档案类不设二级类目。
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二、 类目的排列顺序:
1. 依照国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》中大类的排列次序,对我市企业各类档案实行统一排序和编号,使一级类目、二级类目排列次序相对固定,便于科学管理和信息交流。
2. 工业企业,非工业企业档案分类一级类目、二级类目按附表一、附表二中规定顺序排列,如不足,则留出相应的空位;如超出而必须增添时,则依次向后排列。
非生产型企业公司档案分类一级类目按党群工作类、行政管理类、生产技术管理类、科技档案类、会计档案类、干部职工档案顺序排列,二级类目除科技档案类外,根据企业规模大小不同,参照附表一、附表二中二级类目设置的顺序排列,科技档案类二级类目按基建档案,设备档案顺序排列。
三、 类目标识符号及编号排架方法:
1. 企业档案分类类目标识符号统一采用阿拉伯数字标识。
2. 一级类目采用“十进位”制编号标识,即阿拉伯数字从0到9顺序标识;二级类目采用“八分制”编号标识,即1到8,91到98;二级以下的类目采用“双位制”编号标识,即:11~19, 21~29……91~99。
3. 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案的编号方法为:一级类目+二级类目号+案卷顺序号(案卷顺序号按大类混年度编流水号,编至999时,重新从“1”另行流水编号,并用案卷目录号加以区别)。
产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案的编号方法为:分类号+案卷顺序号。
会计档案类的编号方法:一级类目号+二级类目号(核算单位)+案卷顺序号。(案卷顺序号按凭证、账簿、报表、其他顺序编年度流水号)。
干部职工档案类按笔型编号。
4. 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案的排架方法:一级类目—年度—二级类目—案卷顺序号。
产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类等各类档案的排架方法:一级类目—二级类目—三级类目(或项目序号)一案卷顺序号。
会计档案类的排架方法:一级类目—二级类目—年度—案卷顺序号。
干部档案的排架方法按干部、职工、退休职工、死亡职工排列。
5. 各类目之间,不同级位类号用间隔符号“·”分开。分类号与案卷顺序号中间用“—”表示。
四、 特殊载体档案的分类、编号:
1. 声像、照片或其他非纸质载体形式的档案,因其形成和所反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系,不单独设置类目,可视其内容特征与纸质档案对应分类编号,分库保管。
照片档案的编号方法为:大类号+照片案卷号+照片流水张号。
录音录像档案的分类编号方法为:大类号+专题代号+盒号。
2. 底图档案的分类编号,应与其蓝图档案分类编号相对应。即:底图档案分类号(即蓝图档案分类号)+底图保管单位号。
五、 有关档案的归档说明:
1. 企业产品档案与科研档案的区分问题。
企业科研档案主要包括:一是由各级科委正式列入计划并下达的科研项目;二是企业与科研单位合作,并经各级科委鉴定的项目;三是企业自己立项取得结果的项目,这些项目形成的材料归入科研档案中。科研成果投入批量生产后形成的文件材料归入产品类。
2. 企业一项大的技改或引进项目,既涉及基建,又涉及设备和产品的,则将设备的随机文件材料和单体设备在安装调试过程中形成的文件材料归入设备类,产品试制、鉴定过程中形成的文件材料归入产品类,其它文件材料归入该基建项目中。
如果该技改或引进项目的基建又包含若干个子工程,则将整个技改或引进项目的立项审批等前期文件材料和竣工验收文件材料归入基建档案的综合类,其它各项工程文件材料按性质归入基建档案相应的类目中。
3. 在产品类中,对系列产品的通用文件或综合性文件(如通用标准、工艺和创优材料等),不宜归入单一型号产品时,可在该系列产品类目中,设置综合类。
4. 企业在一项引进设备项目中,同时引进多种门类、多种型号的设备,设备之间没有从属关系,则将该项目立项阶段和竣工验收阶段文件材料归入设备档案的综合类中;如果引进的设备之间有从属关系,则将该项目立项阶段和竣工验收阶段文件归入主要设备或关键设备中,其它设备的案卷只须在备考表中注明即可。
六、 企业档案案卷格式及编目要求:
1. 企业管理类档案全部采用软卷皮装订,外加卷盒。盒内案卷不贴标签,在卷盒的脊背上贴标签。
产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器类档案的整理组卷按照国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》及苏州市档案局档发[1991]3号文件《关于国家标准(科学技术档案案卷构成的一般要求)的贯彻意见》执行。
会计档案、干部职工档案按《会计档案案卷格式》和《干部档案工作条例》执行。
2. 企业档案的档号标签格式及填写方法。标签采用四线格,分别填写(全宗号)目录号(目录号为对应一级类目给定代号后再按顺序编流水号)、年度号(产品档案类、科研档案类、基建档案类、设备仪器档案类不填)、分类号、案卷顺序号(党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类填写盒内案卷的起止号)。全宗号可暂不填写。软卷皮封面中档号一栏只填写分类号和案卷顺序号。会计档案类按《会计档案案卷格式》填写。
3. 企业管理类档案的案卷题名拟写,包括作者、内容、文种三个要素。
产品、科研、基建、设备仪器类档案案卷题名拟写,包括项目名称、内容特征、文件材料名称三个要素。
4. 企业档案案卷目录的编制,根据国家档案局的要求,实行统一格式。
(1) 企业档案分类目录,项目包括:分类顺序号、归档时间、案卷题名、档号、份数、张数、编制单位、编制日期、密级,保管期限,变更情况、备注。
(2) 底图目录,项目包括:序号、归档时间、档号、底图号、底图名称、幅面、张数、编制单位、编制日期、备注。
(3) 声像、照片档案案卷目录,项目包括:序号、载体类型、归档时间、案卷题名(专题名称)、编号、数量、编制单位、对应的案卷档号、密级、保管期限、备注。
档案卷夹、卷盒及各种目录由市档案局统一印制。