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浅析法院电子档案管理

2017-07-26 10:30

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浅析法院电子档案管理
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近几年,电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、网络化渐趋完善,许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结,文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔,产生了大量的电子文件。法院电子信息档案也经历了一个从无到有、从不规范到规范化管理的过程。从电子文件形成的过程和特点看,电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论,电子文件的处置阶段(归档)仍应由档案部门集中统一管理。电子文件需要全新的管理形式,传统的档案管理方式和方法已经无法适应。因此,对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。
一、电子文件档案管理与传统档案管理的区别
1、电子文件档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档,或在某一时间周期定时统一归档,由文件形成部门通过网络传送给档案部门,并用电子数码签名封签认证,由档案工作人员接收登记,按事由原则给出档案分类号,设定访问限制级别,以便将来用户查找利用。这样随时归档,一方面可以避免文件漏归,保证归档率和完整率,另一方面也符合电子文件自身的特点,快速便捷,还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
2、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术,可以编辑修改而不留痕迹,载体无法固定,某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改,这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此,电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护,保证文件在传输、处理过程中不会出现错误,以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性,保证电子文件的法律凭证地位。
3、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展,都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份,但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合,档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换,以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案,以便将来计算机技术发展后,仍能读取以前存储的档案,保证信息资源方便利用。
4、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性,可以达到文件一级的管理,所以,档案部门在接收到文件同时,可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号,并给出相应的分类号和档案号,根据上下行文之间的关系,再给出相关文件号,在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词,即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件,从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
5、电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件,利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员,会员就可以通过远程登录等方式,经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后,才可以查询有关的电子档案信息,并要进行借阅登记和缴纳查询费用。
二、法院电子文件在归档方面的现状与分析
从目前来看,电子文件在归档管理等方面还存在的问题:
1、原稿被忽视,随意遭删改 .在电子计算机上起草、制作文件,这是办公室的常事。然而,一旦文件定稿打印在纸上后,作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留,它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施,甚至随意对其进行增、删、改等操作,使具有原始性的电子稿件面目全非,失去了归档保存的意义。
2、归档程序不明确,存贮载体不安全 .电子文件的归档就是依据归档的范围,通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是,目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确,存贮载体也存在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性,把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上,这样,一旦信息系统出现问题,电子文件就会遭到破坏,甚至全部丢失。有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质,由于软磁盘极易遭到损坏,其保存的期限及可靠程度也存在较大问题,因此极不安全。
3、归档不鉴定,真伪不辨别 .电子文件的鉴定,是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说,就是解决文件的去留问题。然而,现在有些单位对归档电子文件的真假与价值,既不做辨别,又不做鉴定,只是将计算机上所有的文件都存到光盘上,就算归档了。这样归档,一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的,另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中,给归档的管理带来了诸多不便。
4、人员素质低,专业人才缺 .电子文件的归档工作,不但要求工作人员必须具备档案的专业知识,而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看,从事档案工作人员中有相当一部分素质偏低,许多档案部门缺乏专业技术人才,尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备,但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。
造成上述问题的原因主要有两个方面
1、思想认识问题。 传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象,自从计算机应用于档案管理后,电子文件以其自身独特的优势正在逐步地取代以往的纸质文件。电子文件是一种新生事物,作为一名档案工作人员理应去认识它、接受它。然而,有一些从事档案工作的人员对档案信息化建设的意义认识不足,这些人观念陈旧、意识淡薄,认为档案还是纸质的妥当,对电子文件的优点视而不见,不接受新生事物,不参加学习培训,不懂得计算机操作,总是按老的一套来对待工作,这就给电子文件的归档工作带来了影响,这是原因之一。
2、管理工作滞后问题。 目前,计算机软件的开发很快,五花八门,日新月异。然而,国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规,许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上,缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制度。有的单位虽然有规章制度,但其工作程序、操作方法却没有考虑到计算机的特点,因此,操作起来不顺畅、不方便。管理工作严重滞后于计算机应用软件的发展,这是影响电子文件归档的原因之
三、提高单位电子文件管理水平的对策
把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好,并得到长期保存,使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续,是所有档案工作者应尽的职责。如何提高单位电子档案管理水平,应该从以下几个方面入手:
1、从电子文件的收集、积累基础工作入手
在纸质档案管理中,档案收集是档案工作诸环节的第一个环节,档案收集工作如何,对后续各环节的影响很大。因为,如果应该收集归档的文件而没有收集归档,不仅影响了档案的完整性,而且不利于今后的开发利用。“对于电子档案来说,电子文件的收集也是诸环节的第一个环节,是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案,其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件,由于不具备正式文件的功能,所以一般情况下可不保留。但是,如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时,或者从保留文件重要修改过程的信息考虑,则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件,则应及时收集和整理,并与其相应的纸质文件之间建立标识关系,尤其是对无纸化系统生成的电子文件,应当有更严格的措施。必要时,应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品,以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。”
2、严格电子文件的归档管理
电子文件归档,是将应当归档的电子文件,经过整理确定档案属性后,从电子计算机的存储器或其网络存储器上,拷贝或刻录到可脱机的存储载体上,以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件,其归档的方法是不同的,如果是电子计算机网络系统,按要求转数据库或记录有归档的标识即可完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件归档,就必须做一些辅助和认证工作,要与相关的纸质文件结合归档。就目前而言,电子文件归档应符合下列要求,首先从归档时间上看,文书档案一般应以一个年度为限,将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上,以利于今后的反复查阅和利用。对网络环境下生成的大量的业务电子文件,宜采用备份的方法,在网上进行,但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。其次,从归档电子文件的数量看,为确保电子文件的真实性,便于保管和利用,一般以保存两套同版本的电子文件为宜,一套由档案管理部门统一保管,另一套由相关业务部门异地保管。归档电子文件的格式,应为通用标准,如文档文件宜采用TXT格式或DOC格式,数据文件宜采用DBF文件,图像文件宜采用JPG格式等,在对电子文件进行归档的同时,应注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明,必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。
3、健全电子文件管理的检查审核制度
2001年10月16日,国务院办公厅下发的《电子公文传输管理暂行办法》中明确指出:“电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力”。因此,电子公文管理工作要得到强化,就必须建立相应的核查制度,定期对文书、档案部门进行管理检查,重点检查归档文件是否完整,公文档案形成的过程手续是否齐全,是否符合归档、立卷和网上传输发布的要求等等。
4、规范公文制作和控制程序
对形成的新的公文档案要指定一个终端(专人或部门),各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送,确保各种来源的档案实现统一的格式和结构,便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则,尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限,对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留,不可任意进行删除处理。
5、加强电子文件软、硬件设施管理
要积极开辟电子档案存储的新途径,为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备,对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞,对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级,搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上,要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境,温度保持在17-20℃之间,相对湿度保持在35-40%之间,同时强化防磁设施的完善和维护,有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施,确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。
6、重视和加快电子文件管理人员的培养
电子档案管理是一个新生事物,从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。因此,培养和造就一批电子文件、电子档案管理人员是当务之急。就目前各机关单位来说,一是要重视吸纳专业型的人才充实到干部队伍中来,如电子计算机软硬件技术或数字通信技术、接受过大学教育的档案管理专业人才,对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入,抽调一批学历达到一定水平且热爱档案管理工作的人员,对他们系统的进行档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术进行强化培训,使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技能,解决电子档案管理人才缺乏的现状。
参考文献:
[1]《中华人民共和国档案法》
[2]中华人民共和国行业标准《电子文件归档与电子档案管理规范》
山东省利津县人民法院·王瑛