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会计事务所投资文档管理软件的五大理由

2017-09-26 08:04

文档管理软件,文档管理系统,知识管理系统,档案管理系统的技术资料:
会计事务所投资多可文档管理软件的五大理由
中国会计视野
http://www.dongao.com/news/ss/world/201412/205086.shtml
导言:能否有效地进行数据管理是会计师事务所面临的最大挑战之一。适合的文档管理软件(DMS)能够改善事务所的盈收状况,并帮助它们更轻松地满足监管要求。
视野讯:能否有效地进行数据管理是会计师事务所面临的最大挑战之一。适合的文档管理软件(DMS)能够改善事务所的盈收状况,并帮助它们更轻松地满足监管要求。更为重要的是,DMS可以减少重要文件和客户数据错置或销毁风险,保护事务所敏感信息不会受到内部和外部的破坏。
此外,DMS还为组织提供了一个中央平台,可用于获取、管理、共享和保护所有办公文件。
DMS为何能做出如此改变,原因有以下五个方面:
1.可为事务所的资产负债表带来立竿见影的效果:DMS省去了置放和检索文档所需的管理时间。例如,基于云技术的DMS不但可以减少事务所对物理硬件和服务器的依赖,节省昂贵的服务器授权费用(减少事务所的办公空间和IT支出),同时还为事务所提供了随时随地访问重要文件和文档的途径。
2.降低管理成本:精心设计的无纸化系统不仅节省了人工工时,同时还可以降低30%至40%的管理费用,其中包括办公用品费用和文档存储空间。DMS甚至可产生积极的碳排放信用额影响。
3.推动增长和提高盈利能力:无纸化办公室与其他生产力管理工具(如工作流管理工具)相结合,能够最大化地提高自身效率。设想一下,某个企业的员工能够自动获取工作流程每一步的工作指导。安全的无纸化办公室能够显著地降低成本、缩短周转时间、降低风险水平、减少培训时长、获得更好的关键增长指标表现。这让企业能够以更少的时间和金钱完成更多的工作。
4.安全性:DMS以最安全的方式来存储和共享敏感文件,它通过复杂的系统来确保安全,保护公司客户、公司自身以及保证公司的盈利水平。DMS减少了合规和法规要求(美国证券交易委员会(SEC)、医疗电子交换法案(HIPPA)等)风险,与电子邮件、传输控制协议(FTP)和实物文档分发方式相比,能够更轻松、更安全地传递信息。
5.快速响应:DMS提供了更快捷、更准确的信息获取渠道,这不仅提高了工作流程效率,也提高了客户的质量感知。(公司对客户需求的响应越快,公司就表现出更强的组织性、客户也会感到更加满意。)
强大的DMS能够保护环境、节约成本——显著地减少纸张的使用,为会计师事务所、企业主和信息工作者节省时间和金钱。