今天小编和一位用户聊天，他所在的公司不到10人，平时同事之间传文件主要通过QQ和微信。最常见的场景是：同事A传给B一个文件W，手机上看一下，然后保存。但是因为传递的文件太多了，过段时间就忘了。于是他感慨地说，文件多了，就不知道怎么存储了。
这位用户面临的正是很多中小企业的通病。表面上看，企业内部文件只存在存储和传递这两个需求。存储，可以在局域网内找台电脑做服务器，或者使用阿里云等各种虚拟服务器；传递，就用QQ或微信。短期来看，这么做方便省事，但时间久了就会发现这样做有很大的弊端。
弊端一，存储不保密
存放到服务器的文件是公开的，只要能登录服务器，谁都能接触那些文件，这对于企业某些商务文件、财务数据来说就不合适了。
弊端二，存储不安全
万一突然某天服务器系统瘫了，硬盘挂了，或被黑客攻击了，存放在上面的数据就没了，那么多的公司文件就这么没了，不用说，那时候你的内心一定是崩溃的。
弊端三，传输有限制
QQ传文件是有一些限制的，比如文件大小限制，比如因网络不好而传输中断，再有，如果接受方不在没有及时接受文件，离线存储只能存放7天。要是7天没有接收，那只能再给对方发一遍。
弊端四，文件无版本
公司同事之间经常会需要修改同一个文件，a改完传b，b改完再传给a，多次多人修改之后很快就会乱套了，搞不清哪个是最新修改后的文件，也很难再把之前修改过的某个版本拿出来比较一下优劣。
就算不用qq来传输文件，而是大家各自直接从服务器上下载文件、修改后再上传，可能会更糟，因为要么就只保留最近修改的文件，要么就不得不把每次修改的文件都保存下来，最后就会出现很多xxxx（1）xxxx（2）xxxx（3）这种带着小尾巴的文件。
弊端五，查找不便捷
无论你的文件是在服务器上、自己的电脑上，还是在手机里，用操作系统自带的搜索功能来查找文件并不那么方便快捷。特别是，当你要找某个同事在某段时间上传的某个特殊类型文件时，你该怎么找呢。
针对以上这几个弊端，多可是如何一一化解的呢？
化解之道一，全员权限管理
多可给所有公司成员授予不同的权限，每个人都只能接触自己权限内的文件，这样就避免了敏感文件被不相干人员看到。
化解之道二，全方位的加密与备份机制
多可有服务器端文件的存储加密，支持SSL加密传输，同时可以对系统设置定时自动备份，从存储到传输的各环节对系统内的文件进行保护。同时，备份机制使得系统即使在被破环的情况下，也能够及时恢复。
化解之道三，多种传输与修改方式
多可提供多样化的文档上传和下载方式，可以单独传，也可以批量传，还可以扫描上传、粘贴上传，对于大文件的传输还可使用支持断点续传的批量传输工具，丰富的传输方式使得文件的存取变得十分方便。你不用再把文件传给同事，只需要把它上传到服务器上的多可系统，小伙伴随时随地都可以找到它并下载。
化解之道四，完整的文件版本控制
对于需要多次修改的文件，特别是如果有多人共同进行修改，那文件版本控制就变得非常重要和有用。它能保存每次修改的文件的版本，能看到每次修改的人员和修改时间，要是对修改后的版本不满意，还可以把以前的某个版本提升为最新版本。
化解之道五，全面的文件检索
只要输入关键词就能进行查找，就算你忘了文件放在哪个文件夹里都不要紧。多可能设置多种条件对文件进行检索，例如文件创建人、修改时间、文件属性等。对于Office、PDF等类型的文件，不仅能通过检索标题，也能对文件内容进行检索。
除了以上五点外，这位用户还能用到多可文档里一项很实用的功能：预览。就是在不下载文件的情况下，能直接看到文件内容，这对于使用手机的用户来说是很方便的。他再也不用为了只是看一眼文件内容而下载整个文件了。
还是这位用户，当他安装了多可文档管理系统后，以后最常见的办公场景就变成了：
同事a上传文件w到文件夹里，同事b预览了一下，觉得有内容要修改，于是同事a使用在线修改把b提到的部分给改了，b又预览了一下，发觉改的不理想，决定还是自己动手改，于是b用签出的方式把文件下载到本机进行修改。。。这个来回修改的过程可以无限进行下去。
多可文档管理系统不仅仅是一个工具软件，帮助你存储和管理文件，更重要的是，它帮助你建立了一种
安全、有序的现代化企业文件管理方式。
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