我们在日常工作中经常碰到这样的情形：有些文件能对所有员工公开，有些不能；有些文件只能对某些用户公开，有些文件虽然能对所有员工公开，但是对不同的人却有不同的限制。也就是说，某些文件在某些条件下需要隐性。如何让这些特殊的文件隐性？在多可文档管理系统里，我们可以采用以下几种方法。
方法一：设立不同分组
多可文档管理系统里的组一般被用来建立不同的部门，比如开发部可以单独设立一个名为“开发部”的组，销售部可以单独设立“销售部”，财务部设成“财务部”……每个部门都单独设立自己的组，把本部门员工加入进来，然后员工把自己部门的文件传到自己部门组里，其它部门的人就无法看到别的部门的文件。
除此之外，我们还可以设立一个或几个特殊的组，把不同员工放进相应组里。例如组A，可以加入所有员工，以后所有需要公开的文件就都传到这个组里；组B，可以加入部分员工，以后上传到这个组里的文件就只有该组成员才能看到，不是该组成员的那些员工是看不到该组的文件的。
有时候即使是同一部门的员工也不是能接触本部门的所有文件的，这时候就可以通过在组下建立一个或多个子组来实现这点。例如，我们可以在“销售部”这个组下设立组1、组2、组3，每个组都加入本部门的不同员工，这样虽然同属一个销售部，各个组的成员就无法看到别的组的文件了。
方法二：给文件夹授予禁止权限
如果不想本组的成员看到某些文件，除了方法一中介绍的建立子组的方式外，还可以回到“文件管理”界面，对组内的文件夹采用禁止权限。
例如销售部组里有个名为“合同”的文件夹，里面上传的合同不能给组里的个别员工看，那么我们可以：选中“合同”文件夹-〉选择“文件夹权限”下的“禁止权限” -〉调出禁止权限设置窗口-〉添加用户-〉选中“禁止文件夹列表”或“禁止文件列表”-〉按“授权”完成操作。
在这里选择“禁止文件夹列表”或“禁止文件列表”都可以使文件名称对指定用户不显示，也就是说因为指定用户看不到文件名，所以对他来说这些文件根本不存在。“禁止文件夹列表”更是连文件夹都看不到，所以也可以说文件隐身的更彻底。
方法三：给文件授予禁止权限
如果只有个别文件需要对组内某些用户隐形，那对这些个别文件单独授予禁止权限会更简单些。
其操作方法类似于方法二中的禁止文件夹权限。首先，我们选中需要隐身的文件-〉选择“文件权限”下的“文件禁止权限” -〉调出禁止权限设置窗口-〉添加用户-〉选中“禁止文件列表” -〉按“授权”完成操作。
以上图为例，完成该操作后，用户刘良、陆梓不能看到“十五所解决方案”这个文件，因为他们看不到这个文件的文件名。但是和这个文件位于同一文件夹里的其它文件，他们都能看到。
要提醒的是，以上三个使文件隐形的方法都需要操作者拥有管理员或者文件夹授予权限，比如系统管理员、组管理员或者其它被授予了授权权限的人，而普通用户是无法进行这些操作的。
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